Zenkit

Referenzfelder. Betrachten Sie sie als den Klebstoff, der verschiedene Teile Ihres Unternehmens oder Projekts zusammenhält.

Was ist ein Referenzfeld?

Mit Referenzfeldern können Sie zwei zusammengehörige Items in separaten Listen verbinden. Das macht Zenkit leistungsfähiger als die meisten anderen Tabellenkalkulationen, Produktivitäts- oder Arbeitsmanagement-Tools. Referenzen ermöglichen es Ihnen im Wesentlichen, eine Datenbank zu erstellen, ohne ein Datenbankexperte sein zu müssen.

In Ihrem Mars Mission-Ordner haben Sie beispielsweise eine Liste aller Dokumente sowie Listen für verschiedene Aufgaben und das Inventar.

In Ihrer Liste 'Aufgaben' existiert bereits ein Referenzfeld, das auf Gegenstände aus der Liste 'Inventar' verweist, welche für die jeweilige Aufgabe benötigt werden.

Wenn Sie eine Referenz anklicken, öffnet sich ein Popup-Fenster mit einem Referenzfeld des Objekts, in diesem Fall 'Raumschiff' aus 'Inventar'.

Sie können alle Informationen über das Raumschiff aus der Inventar-Liste einsehen, einschließlich anderer Aufgaben, in denen es referenziert wird.

Ein neues Referenzfeld hinzufügen

Sie fügen ein Referenzfeld auf die gleiche Weise hinzu wie ein beliebiges Feld. Klicken Sie in der rechten Spalte der Tabellen-Ansicht auf "Feld hinzufügen" oder öffnen Sie ein Item in einer beliebigen Ansicht, klicken Sie auf "+" am unteren Rand des Items und klicken Sie auf "Benutzerdefiniertes Feld". Wählen Sie schließlich "Referenzen".

Wenn Sie ein neues Referenzfeld hinzufügen, können Sie eine bestehende Collection als Referenz auswählen oder eine neue Liste erstellen. Sie können sogar wählen, ob Sie eine Liste auf sich selbst referenzieren möchten.

Wenn Sie sich für das Erstellen einer neuen Liste entscheiden, können Sie diese im Options-Bereich der Referenzen benennen.

Sie können auch wählen, ob Benutzer im Referenzfeld neue Items anlegen können und ob Sie aus Items auswählen können, die bereits in der referenzierten Liste vorhanden sind. 

Wenn Sie zwei Listen auf diese Weise verknüpfen, erhält jede Liste ein Referenzfeld zur jeweils anderen.

Erstellen Sie neue Items innerhalb einer referenzierten Liste

Wenn Sie Mitgliedern erlauben, neue Items zu erstellen, gibt Ihnen dies die Möglichkeit, ein neues Item innerhalb der referenzierten Liste von einer anderen Liste aus zu erstellen. 

Beispielsweise müssen Sie einen neuen Gegenstand in der Inventar Liste erstellen, die unter den Aufgabenbereich 'Wasser' fällt. Sie erweitern 'Wasser' innerhalb der Liste 'Aufgaben' und klicken dann unter "Referenzen" auf "Item hinzufügen".

Um das neue Item zu erstellen, beginnen Sie einfach mit der Eingabe - in diesem Fall 'Wasserspeicher' - und drücken dann die Eingabetaste. Dadurch wird ein Item mit dem Titel 'Wasserspeicher' innerhalb der Liste 'Inventar' erstellt.

Alternativ können Sie auch einfach "Item erstellen" aus dem Dropdown-Menü auswählen. Auf diese Weise erstellen Sie ein unbenanntes Item, das Sie später aktualisieren können.

Sie können auch ein neues referenziertes Item direkt in der Tabellen-Ansicht anlegen. Klicken Sie in der Spalte Referenzfeld auf die Zelle, zu der Sie die Referenz hinzufügen möchten. Geben Sie das neue Item ein, das Sie erstellen möchten, oder klicken Sie auf "Item erstellen".

Auswahl vorhandener Items innerhalb einer referenzierten Liste

Sie können auch Items auswählen, die bereits in der referenzierten Liste vorhanden sind. Wenn Sie auf "Item hinzufügen" klicken, schlägt Zenkit einige aus den vorhandenen Items in einem Dropdown-Menü vor oder Sie können nach ihnen suchen:

Geben Sie einfach einen Teil des Namens des Items ein, auf das Sie referenzieren möchten und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Items in der Dropdown-Liste.

Sie können dies auch in der Tabellen-Ansicht verwenden. Klicken Sie in der Spalte Referenzfeld auf die Zelle, zu der Sie die Referenz hinzufügen möchten. Verwenden Sie die gleichen Schritte wie oben, um nach dem Item zu suchen und auszuwählen, worauf Sie verweisen möchten.

Referenzieren einer Liste auf sich selbst

Es ist möglich, die Liste, in der Sie gerade arbeiten, als Referenz für die Liste auszuwählen. Dabei werden in der Liste zwei Referenzfelder eingerichtet, die standardmäßig "Referenzen" und "Referenzen - Mirror" heißen. (Dasselbe passiert, wenn Sie zwei Listen mit Referenzfeldern verbinden - der einzige Unterschied besteht darin, dass sich das zweite Feld in einer anderen Liste befindet!)

Dies kann hilfreich sein, wenn z.B. einige Aufgaben Teilaufgaben in derselben Liste haben. Sie können die Referenzfelder beispielsweise in 'Hauptaufgabe' und 'Teilaufgabe' umbenennen . Sie können dann nach "'Teilaufgabe' ist leer " filtern, um nur die Hauptaufgaben zu sehen.

Ein weiteres Beispiel könnte eine Liste von Familien- oder Firmenmitgliedern sein (Feldnamen "Elternteil von" & "Kind von" oder "Chef von" & "Mitarbeiter von"). Wobei die Referenzen helfen, die Verbindungen zwischen Menschen darzustellen.

Entfernen einer Referenz

Angenommen, Sie haben versehentlich eine Referenz hinzugefügt, oder einige Referenzen sind nicht mehr relevant. Keine Sorge! Es ist einfach, eine Referenz zu entfernen.

Erweitern Sie in irgendeiner Liste das Item, aus dem Sie eine Referenz entfernen möchten. Wenn Sie mit der Maus über die Referenz fahren, erscheinen zwei kleine Symbole in der Ecke. Klicken Sie auf das "X", um die Referenz zu entfernen. 

In der Tabellen-Ansicht können Sie eine Referenz auch entfernen, indem Sie in die Zelle klicken, die die Referenz enthält (aber nicht auf das referenzierte Item selbst!) und dann auf das "X" neben der Referenz, die Sie löschen möchten.

Bearbeiten von referenzierten Items

Sie können referenzierte Items bearbeiten, genau wie Sie ein normales Item in einer Liste bearbeiten würden. Klicken Sie in der Detailansicht auf den Titel des Items. Klicken Sie in der Tabellen-Ansicht auf das Item unter dem Referenzfeld (Spalte).

Dadurch wird ein Popup geöffnet, das genau wie ein normales Popup mit Item-Details aussieht. Von hier aus können Sie das Item umbenennen, Informationen in jedem Feld bearbeiten und sogar neue Felder hinzufügen! 

Ein Wort zur Vorsicht - Vergessen Sie nicht, dass Sie Items in einer anderen Liste bearbeiten! Wenn Sie beispielsweise ein Feld über ein referenziertes Item hinzufügen, wird dieses Feld zu jedem Item in der referenzierten Liste hinzugefügt! Wenn Sie auf ein referenziertes Item innerhalb eines referenzierten Items klicken, wird ein weiteres Popup geöffnet. Das kann immer so weitergehen, ohne dass Sie jemals Ihre ursprüngliche Liste verlassen!

Umsortieren referenzierter Items

Sie können Referenzfelder einfach neu anordnen. Öffnen Sie zunächst das Item, das die Referenzen enthält, und ziehen Sie es dann per Drag & Drop, wie Sie es von Checklisten oder Dateien gewohnt sind.

Dies kann nützlich sein, wenn einige Referenzen wichtiger sind als andere, oder wenn Sie eine bestimmte Referenz auf ein Item sehen möchten, während das Item in Kanban-, Listen- oder Kalender-Ansicht verkleinert wird.

Was passiert, wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf eine referenzierte Liste hat?

Wenn Sie auf Items aus Listen verweisen, die unterschiedliche Mitglieder-Gruppen haben, können Benutzer, die nicht Mitglieder beider Listen sind, die referenzierten Items nicht sehen. Benutzer, die keinen Zugriff auf die referenzierten Items haben, können sehen, dass Items referenziert werden, sehen aber keine Details. Sie werden auch nicht in der Lage sein, die Referenzen hinzuzufügen oder zu entfernen.