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Mit dem Add-On "Items per E-Mail erstellen" können Sie Aufgaben an jede Collection senden, für die das Add-on aktiviert ist. Jede Collection hat ihre eigene, eindeutige E-Mail-Adresse, und Sie können sogar E-Mail-Adressen erstellen, die die Items automatisch zuweisen! Lasst uns anfangen...


"Items per E-Mail erstellen" aktivieren

Wie bei anderen Add-ons für die Collection von E-Mails müssen Sie auch hier auf den Namen der Collection und auf "Add-Ons verwalten" klicken. Klicken Sie auf "Hinzufügen" neben "Items per E-Mail erstellen".

Einstellungen zu "Items per E-Mail erstellen"

Nachdem Sie das Add-on aktiviert haben (nennen wir es von nun an 'IPE'), hilft Ihnen das nächste Fenster, es einzurichten.

Die eindeutige E-Mail-Adresse der Collection finden Sie im ersten Abschnitt. Dein Benutzername an der Vorderseite der E-Mail bedeutet, dass Sie als die Person, die das Item erstellt hat, zugeordnet werden.


Position

Position bezieht sich darauf, wo der Gegenstand in Ihrer Collection erscheinen wird. In der Listen- und Tabellenansicht bedeutet dies, dass das Item oben oder unten in der Liste/Tabelle erscheint. Wenn Sie in der Kanban-Ansicht ein Standard-Label festgelegt haben, erscheint diese oben oder unten in dieser Liste. Wenn Sie kein Standard-Label verwendet haben, erscheint es in einer neuen Liste "Ohne Label". Die Kalender-Ansicht fügt sie gegebenenfalls entsprechend des Datums hinzu, und sie erscheint im Feld "nicht verbunden" der Mindmap-Ansicht.


E-Mail-Felder

Im Abschnitt E-Mail-Felder können Sie zuordnen, welche Informationen in der E-Mail in welchem Feld in Zenkit landen. Zenkit füllt einige davon automatisch aus, aber Sie können auf "Details anzeigen" klicken, um die Einstellungen zu erweitern.


 

"Betreff" und "Body" beziehen sich auf die Betreffzeile und den Text der E-Mail. Diese können jeweils auf ein beliebiges Textfeld abgebildet werden.


"Sender" nimmt die E-Mail-Adresse der Person, die die E-Mail gesendet hat, und fügt sie in ein Textfeld ein.


"Anhänge" fügt alle Anhänge in der E-Mail zu einem Dateifeld Ihrer Wahl hinzu.


"Absendedatum" erfasst das Datum, an dem die E-Mail gesendet wurde, in einem Datums-Feld. 


"Zugewiesenes Mitglied" weist dem Item den Benutzer zu, den Sie in der E-Mail-Adresse angegeben haben (d.h. den zweiten Benutzernamen, der in der E-Mail-Adresse enthalten ist, wie unten erläutert). 


Mitglied per E-Mail zuweisen

Um ein Mitglied per E-Mail zuzuweisen, müssen Sie seinen Benutzernamen an die E-Mail-Adresse anhängen. Klicken Sie oben in den E-Mail-Einstellungen auf "Mehr Beispiele anzeigen", um Beispiele mit zwei Benutzern in der aktuellen Collection anzuzeigen.

Die Regel ist, dass der erste Benutzername der Benutzer ist, der das Item erstellt. Der zweite Benutzername entspricht der Person, die dem Item zugeordnet wird.


Wenn Sie niemanden haben, der an der Collection mitwirkt, dann wird das natürlich nicht funktionieren. Fügen Sie andere Personen zu Ihrer Collection hinzu, um mit der Zuordnung von Items zu beginnen!


Erzeugung einer neuen E-Mail-Adresse

Möglicherweise müssen Sie eine neue E-Mail-Adresse für die Collection erstellen, z.B. wenn jemand Ihre Adresse gefunden hat und Streiche an Ihre Collection sendet. ;)


Klicken Sie dazu unter der Haupt-E-Mail der Collection auf "Neue E-Mail-Adresse generieren". 


Bitte beachten Sie, dass dadurch die aktuelle E-Mail-Adresse und alle E-Mail-Adressen spezifischer Mitglieder ungültig werden. E-Mails, die an die alten Adressen gesendet werden, erzeugen keine Items in der Collection.


Erfolgsrezept

Dies ist eine ziemlich einfache Sache - speichern Sie die E-Mail-Adressen in Ihren E-Mail-Kontakten!

Mir gefällt das Format 'Name der Collection, Benutzername', um meine 'Zuordnung zu' E-Mails zu speichern. 

Dadurch können Sie nicht versehentlich eine echte Person anstelle Ihrer Collection per E-Mail kontaktieren. Und denken Sie daran, wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse für die Collection generieren, müssen Sie Ihre Kontakte aktualisieren!


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