Referenzfelder

Betrachten Sie Referenzfelder als den Klebstoff, der verschiedene Projekte Ihres Unternehmens zusammenhält. Mit Referenzfeldern können Sie zwei zusammengehörige Aufgabe in separaten Projekten verbinden. Das macht Zenkit leistungsfähiger als die meisten anderen Tabellenkalkulationen, Produktivitäts- oder Arbeitsmanagement-Tools. Referenzen ermöglichen es Ihnen im Wesentlichen, eine Datenbank zu erstellen, ohne ein Datenbankexperte sein zu müssen.


In Ihrem Ordner haben Sie zum Beispiel ein Projekt für die Gründung Ihres Unternehmens und in einem weiteren verschiedene Aufgaben der HR.


In Ihrem Projekt "Raumschiff bauen" existiert bereits ein Referenzfeld, das auf Aufgaben aus dem Projekt "MitarbeiterIn" verweist, welche für die jeweilige Aufgabe wichtig sind.




Wenn Sie eine Referenz anklicken, öffnet sich ein Popup-Fenster mit einem Referenzfeld des Objektes, in diesem Fall "Bob der Baumeister" aus "MitarbeiterIn".



Sie können alle Informationen über Bob der Baumeister aus dem MiarbeiterIn-Projekt einsehen, einschließlich anderer Aufgaben, in denen es referenziert wird.


Ein neues Referenzfeld hinzufügen.

Sie fügen ein Referenzfeld auf die gleiche Weise hinzu, wie jedes andere benutzerdefinierte Feld. In der Tabellenansicht können Felder hinzugefügt werden, indem Sie im Feld am rechten Rand auf "Neues Feld" klicken. Wählen Sie schließlich "Referenzen".





Wenn sie ein Referenzfeld hinzufügen, können Sie ein bestehendes Projekt auswählen oder ein neues Projekt erstellen. Sie können sogar auswählen, ob Sie ein Projekt auf sich selbst referenzieren möchten.


Sie können auch wählen, ob Benutzer im Referenzfeld neue Aufgaben anlegen können und ob Sie aus Aufgaben auswählen können, die bereits im referenzierten Projekt vorhanden sind.

Wenn Sie zwei Projekte auf diese Weise verknüpfen, erhält jedes Projekt ein Referenzfeld zum jeweils anderen. 


Erstellen neuer Aufgaben innerhalb referenzierter Projekte

Wenn Sie Mitgliedern erlauben, neue Aufgaben zu erstellen, gibt Ihnen dies die Möglichkeit, eine neue Aufgabe innerhalb des referenzierten Projektes von einem anderen Projekt aus zu erstellen.


Beispielsweise müssen Sie einen neuen Mitarbeiter im MitarbeiterIn-Projekt erstellen, der für den Aufgabenbereich "Schlafbereich einrichten" zuständig ist und klicken unter der Referenz auf "Aufgabe hinzufügen".




Um die neue Aufgabe zu erstellen, beginnen Sie einfach mit der Eingabe - in diesem Fall 'Marie Kondo'- und drücken dann die Eingabetaste. Dadurch wird eine Aufgabe mit dem Titel "Marie Kondo" innerhalb des Projektes 'MitarbeiterIn' erstellt. 



Alternativ können Sie einfach "Aufgabe erstellen" aus dem Dropdown-Menü auswählen. Auf diese Weise erstellen Sie eine unbenannte Aufgabe, die Sie später aktualisieren können. Sie können auch eine neu referenzierte Aufgabe direkt in der Tabellenansicht anlegen. Klicken Sie in der Spalte Referenzfeld auf die Zelle, zu der Sie die Referenz hinzufügen möchten. Geben Sie die neue Aufgabe ein, die Sie erstellen möchten und klicken Sie anschließend auf "Aufgabe erstellen".


Auswahl vorhandener Aufgaben innerhalb eines referenzierten Projektes

Sie können auch Aufgaben auswählen, die bereits im referenzierten Projekt vorhanden sind. Wenn Sie auf "Aufgabe hinzufügen" klicken, schlägt Zenkit einige aus den vorhandenen Aufgaben in einem Dropdown-Menü vor oder Sie können nach Ihnen suchen: Geben Sie einfach einen Teil des Namens der Aufgaben ein, auf das Sie referenzieren möchten und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Aufgaben in der Dropdown-Liste.


Sie können dies auch in der Tabellen-Ansicht verwenden. Klicken Sie in der Spalte Referenzfeld auf die Zelle, zu der Sie die Referenz hinzufügen möchten. Verwenden Sie die gleichen Schritte wie oben, um nach der Aufgabe zu suchen und auszuwählen, worauf Sie verweisen möchten.


Referenzieren eines Projektes auf sich selbst

Es ist möglich, das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, als Referenz für das Projekt auszuwählen. Dabei werden in dem Projekt zwei Referenzfelder eingerichtet, die standardmäßig "Referenzen" und "Referenzen - Mirror" heißen. (Dasselbe passiert, wenn Sie zwei Projekte mit Referenzfeldern verbinden  - der einzige Unterschied besteht darin, dass sich das zweite Feld in einem anderen Projekt befindet!) Dies kann hilfreich sein, wenn z.B. einige Aufgaben Teilaufgaben in demselben Projekt haben. Sie können die Referenzfelder beispielsweise in "Hauptaufgabe" und "Teilaufgabe" umbenennen. Sie können dann nach "'Teilaufgabe' ist leer" filtern, um nur die Hauptaufgaben zu sehen.


Entfernen einer Referenz

Angenommen, Sie haben versehentlich eine Referenz hinzugefügt oder einige Referenzen sind nicht mehr relevant. Keine Sorge! Es ist einfach eine Referenz zu entfernen.


Erweitern Sie in irgendeinem Projekt die Aufgabe, aus dem Sie eine Referenz entfernen möchten. Wenn Sie mit der Maus über die Referenz fahren, erscheinen zwei kleine Symbole in der Ecke. Klicken Sie auf das "X", um die Referenz zu entfernen. 

In der Tabellen-Ansicht können Sie eine Referenz auch entfernen, indem Sie in die Zelle klicken, die die Referenz enthält (aber nicht auf die referenzierte Aufgabe selbst!) und dann auf "X" neben der Referent, die sie entfernen möchten.


Bearbeiten von referenzierten Aufgaben

Sie können referenzierte Aufgaben bearbeiten, genau wie Sie eine normale Aufgabe in einem Projekt bearbeiten würden. Klicken Sie in der Detailansicht auf den Titel der Aufgabe. Klicken Sie in der Tabellen-Ansicht auf die Aufgabe unter dem Referenzfeld (Spalte).


Dadurch wird ein Popup geöffnet, das genau wie ein normales Popup mit Aufgaben-Details aussieht. Von hier aus können Sie die Aufgabe umbenennen, Informationen in jedem Feld bearbeiten und sogar neue Felder hinzufügen.


Finden Sie den wahren Standort einer referenzierten Aufgabe heraus

Um diese Art von Verwirrung zu vermeiden, zeigen Aufgaben in der Detailansicht unter dem Titel eine Beschreibung Ihres tatsächlichen Standorts an.


Wenn Sie sich beispielsweise in dem Projekt 'Aufgaben' befinden und die Aufgabe 'Wissenschaftliche Experimente' öffnen und dann auf das verbundene Dokument 'Forschungsplan' klicken, wird Ihnen diese Beschreibung angezeigt.



Zuerst wird die wahre Position in Form von {Aufgabe} in {Projekt} angeben: "Aufgabe in Dokumente". Dann wird Ihnen mitgeteilt, von welcher Aufgabe es in dem Projekt, in dem Sie sich gerade befinden, referenziert wird.


Was passiert, wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf ein referenziertes Projekt hat?

Wenn Sie auf Aufgaben aus Projekten verweisen, die unterschiedliche Mitglieder-Gruppen haben, können Benutzer, die nicht Mitglieder beider Projekte sind, die referenzierten Aufgaben nicht sehen. Benutzer, die keinen Zugriff auf die referenzierten Aufgaben haben, können sehen, dass Aufgaben referenziert werden, sehen aber keine Details. Sie werden auch nicht in der Lage sein, Referenzen hinzuzufügen oder zu entfernen.