Für benutzerdefinierte Automatisierungen gibt es die Möglichkeit, für den Auslöser einen Filter anzulegen. Dies ermöglicht es gezielt Aufgaben mit spezifischen Bedingungen für die Automatisierungen festzulegen.
Folgen Sie den hier beschrieben Schritten, um in das Menu zum Erstellen einer benutzerdefinierten Automatisierung zu gelangen.
Sobald Sie in dem Fenster der Automatisierungen angekommen sind, wählen Sie "+ Benutzerdefinierte Automatisierung erstellen" aus. Geben Sie der Automatisierung Ihren gewünschten Namen. Zudem können Sie im Feld "Beschreibung", die Funktion der Automatisierung genauer beschreiben.
Öffnen Sie das Drop-Down-Menü "Auslöser" und wählen Sie "Wenn eine Aufgabe einem Filter entspricht" aus. Es öffnet sich erneut ein Fenster, in welchem Sie die weiteren Einstellungen für den Auslöser hinzufügen können.
Entscheiden Sie sich für das Projekt in welchem die Automatisierung gelten soll.
Sobald Sie sich für ein Projekt entschieden haben, können Sie Filterbedingungen hinzufügen. Automatisierungen, die durch Filterbedingungen ausgelöst werden, können entweder auf neue Aufgaben angewendet werden oder bei Änderungen greifen.
Neue Aufgaben
Da die Automatisierung auf jede beliebige neue Aufgabe angewendet werden soll, müssen Sie keinen Filter zu "Von" erstellen. Daher können Sie direkt für "Zu" Bedingungen ergänzen. Wenn Sie beispielsweise alle "Leads" , die das Label Deutsch erhalten auch immer in einer separaten Collection sammeln möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Sobald Sie die Bedingungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Fertig". Anschließend, zurück im Menu des Auslösers, wählen Sie "Speichern".
Nun Können Sie die gewünschte Aktion auswählen. In unserem Beispielhaften Fall möchten wir, dass eine weitere Aufgabe in einem weiteren Projekt erstellt wird. Zu dieser können Sie dann benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Wenn Sie alle notwendigen Felder hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Hinzufügen". Keine Sorge, Sie können auch im Nachhinein noch weitere Aufgaben im neuen Projekt ergänzen und bearbeiten.
Bearbeitete Aufgaben
Für Aufgaben dessen Bedingungen verändert werden, wodurch die Automatisierung ausgelöst werden soll, sind die Schritte genau die gleichen, wie die oben beschreibenen. Sie fügen lediglich einen weiteren Filter zu "Von" hinzu. Hier wird ganz exemplarisch eine Aufgabe von "Zu bearbeiten" nach "In Bearbeitung" verschoben.
Anschließend möchten wir, dass in einem separaten Projekt eine Aufgabe namens "Korrekturlesen" erstellen, die in genau einer Woche fällig ist. Es ist auch möglich das Fälligkeitsdatum auf den Zeitpunkt des Auslösers zu setzen.
Sobald Ihre gewünschten Felder und Bedingungen zu der Automatisierung hinzugefügt wurden, klicken Sie auf "Hinzufügen"